Persondatapolitik

Her kan du læse, hvordan Jens Aps håndterer personoplysninger

Dataansvarlig

Jens Aps er den dataansvarlige, juridiske enhed, og firmaet har ansvaret for, at behandling af dine personoplysninger sker i overensstemmelse med lovgivningen.

På grund af firmaets beskedne størrelse er der ikke udnævnt en såkaldt Data Protection Officer.

Kontaktoplysninger:

Jens Aps
CVR nummer 40789766
Grønnegade 80, st.
8000 Aarhus C
Tlf. +45 4036 5436

Jens Aps behandler følgende persondata:

  • Medarbejderoplysninger
  • Personlysninger om ansøgere
  • Personoplysninger fra individer, der har meldt sig frivilligt som modtagere af virksomhedens nyhedsbreve.
  • Begrænsede persondata vedrørende kundeforhold – Jens Aps har dog ingen privatpersoner som kunder, kun virksomheder og organisationer, men der registreres i minimalt omfang oplysninger om kontaktpersoner.

Når du er ansat hos Jens Aps, indsamles og opbevares følgende personoplysninger:

  • Navn
  • Adresse
  • CPR-nummer
  • Oplysninger om bankkonto mhp. lønudbetaling
  • Oplysninger om arbejdsforholdet, herunder kontraktoplysninger samt registreringer om de medarbejder- og lønsamtaler, som arbejdsgiver over for funktionæransatte lønmodtagere er pligtige til at gennemføre. Der refereres dog kun aftaler, ikke indhold af samtaler.
  • Sociale oplysninger og helbredsoplysninger – dette dog kun i det omfang, det er nødvendigt for at oppebære refusion fra offentlige instanser ifm. sygdom, jobpraktik for ledige eller lignende.

Alle oplysninger opbevares i fysisk form og i mapper i aflåste arkivskabe samt for lønudbetalingers vedkommende i datasystemer, herunder lønsystemet Danløn, som kun få, autoriserede enkeltpersoner har adgang til.

Oplysninger om ansatte opbevares efter fratrædelse kun i det tidsrum, der er fornødent for, at Jens Aps kan vedstå sine lovmæssige forpligtelser til at afregne skyldig løn og feriepenge.

Helt basale oplysninger som navn, adresse, telefon og mailadresse bevares i længere tid, såfremt medarbejderen er indforstået med og interesseret i at bevare en faglig, kollegial eller social tilknytning til Jens Aps.

Når du er kunde hos Jens Aps, gælder følgende vedrørende person-oplysninger:

  • Jens Aps har ingen privatpersoner som sine kunder.For at blive kunde hos Jens Aps kræves der et CVR-nummer. Alle kundeoplysninger vedrører dermed private firmaer, offentlige organisationer eller andre organisationer, herunder NGO’er.
  • Dermed er Jens Aps’ oplysninger om kunder i udgangspunktet ikke omfattet af persondataforordningen, der kun omhandler personoplysninger og oplysninger om enkeltmandsvirksomheder.
  • Jens Aps har dog valgt at give basale informationer om, hvordan sådanne kundedata behandles alligevel:
    • Jens Aps registrerer og opbevarer oplysninger om sine nuværende, tidligere og potentielle kunder og kundeemner i et CRM-system.
    • Dette har til formål at varetage firmaets almindelige, legale og naturlige kommercielle interesser, herunder at have relevant kontaktinformation og firmadata som CVR-nummer, adresser, webadresse, mailadresser og telefonnumre på kontaktpersoner mv., samt at være i stand til at dokumentere Jens Aps’ arbejde og timeforbrug for de enkelte kunder, hvilket igen danner grundlag for fakturering af udført arbejde.
    • Jens Aps registrerer karakteren af samarbejdet (fast kunde, adhoc-kunde, newbiz-kunde) og fører notater om løbende interaktioner mellem kunde og Jens Aps.
    • Oplysningerne udveksles ikke med tredjeparter. Kun ejer og ansatte i Jens Aps har adgang til kundeoplysninger.
    • Oplysninger om kunder og kundeemner opbevares i fornøden tid for at varetage firmaets legitime, kommercielle interesser.

Når du ansøger om et job hos Jens Aps, håndteres følgende personoplysninger:

  • Navn, adresse, telefonnummer, mail og evt. eget website
  • Ansøgning
  • CV med oplistning af foregående jobs, uddannelse, oplysninger om familie, interesser og lignende, der kendetegner typiske CV-dokumenter
  • Referencer og anbefalinger fra tidligere ansættelser
  • Dokumentation for eksamener og kurser

Alle disse oplysninger er afgivet af dig som ansøger frivilligt, enten fordi du har søgt en ledig, opslået stilling, eller fordi du har valgt at søge uopfordret.

Alle disse data opbevares i mailarkiv hos Jens Aps partnere, utilgængeligt for andre end firmaets ledelse.

Ansøgninger og dertilhørende persondata opbevares i maksimalt 3 år for at sikre, at Jens Aps i givet fald vil være i stand til hurtigt at finde tilbage til en kvalificeret ansøger, såfremt en mulig ansættelse skulle blive relevant.

Alle jobansøgere informeres om denne praksis og informeres derudover om, at de til enhver tid kan bede om at få fjernet jobsøgningsdata fra arkivet.

Når du besøger Jens Aps’ hjemmeside, placeres der cookies:

Alle besøgende på websitet bliver mødt af følgende tekst vedr. cookies:

Denne hjemmeside bruger cookies til trafikmåling og optimering af indhold. Hvis du klikker videre, accepterer du vores brug af cookies.

Dine rettigheder

  • Du har ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger Jens Aps behandler om dig
  • Du har ret til at få berigtiget og ajourført de personoplysninger, der er registreret om dig
  • Du har ret til at få slettet de personoplysninger, der er registreret om dig. Ønsker du at få slettet dine personoplysninger, slettes alle oplysninger, som Jens Aps ikke efter lovgivning er pålagt at skulle gemme.
  • Er behandlingen af personoplysninger baseret på et samtykke fra dig, har du ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder, at behandling herefter ophører, medmindre Jens Aps efter lovgivning er pålagt at skulle behandle personoplysningerne.

Sikkerhed

Jens Aps har til hensigt at beskytte personoplysninger i henhold til al lovgivning. Virksomheden har, som beskrevet ovenfor, simple interne procedurer, der beskytter dine personoplysninger mod uautoriseret offentliggørelse og mod, at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

For at undgå datatab tages der løbende back up af virksomhedens datasæt.

I tilfælde af et sikkerhedsbrud, der resulterer i en høj risiko for dig for diskrimination, ID-tyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, vil Jens Aps underrette dig om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt.

Det vurderes dog, at dette – henset til firmaets størrelse, aktivitet og karakteren af de data, der håndteres – er en usandsynlig og teoretisk risiko.

Politik og procedurer gennemgås med alle nye medarbejdere.

Klageinstans

Du har mulighed for at klage over Jens Aps’ behandling af personoplysninger til Datatilsynet. Se kontaktoplysninger og mere om klageadgang her: www.datatilsynet.dk